Hieronder beschrijven wij een aantal praktische tips om je te helpen bij klanten die niet betalen. Ga er niet vanuit dat ze stuk voor stuk allemaal wanbetalers zijn die kwaadwillig niet betalen maar probeer de vriendelijke benadering eerst!
Tips:
- Helder communiceren en afspraken schriftelijk vastleggen. Het is belangrijk dat je goed en duidelijk afspreekt wat je van elkaar verwacht. Wanneer je van alles mondeling (bijv. via de telefoon) afspreekt is dat op zich geen probleem maar zorg wel dat hetgeen je afspreekt vervolgens ook schriftelijk wordt vastgelegd. Dit bespaart je een heleboel problemen later! Hulp of advies bij nodig? Ook hiervoor kun je bij ons terecht. Stel gratis je vraag via ons contactformulier.
- Snel en regelmatig factureren. De ervaring leert dat het goed is om zo snel mogelijk na het verlenen van de dienst of het leveren van het product te factureren. Dit klinkt logisch echter de praktijk wijst uit dat het op dit gebied bij veel ondernemers nog schort. Stel jij bent die klant, dan wil je toch ook niet pas een factuur ontvangen maanden na je aankoop?! Bovendien is het animo om te betalen dan ook beduidend minder. Stuur ook meteen een herinnering en zit er dichtop!
- Consequent zijn. Dit geldt in wezen voor alle handelingen (in welk stadium dan ook). Wanneer je wekelijkse termijnen voor een betaling met je klant hebt afgesproken, dan moet hij/zij deze ook nakomen en dus niet om de anderhalve week.
- Uitkijken voor smoezen: controleer ze! Afhankelijk van de hoogte van het bedrag en de relatie met de betreffende klant, kan het handig zijn om bewijs te vragen (of te verzamelen) van de smoes die wordt gebruikt (en in dat verband een kort onderzoek te doen). Op internet en social media vind je tegenwoordig al heel snel antwoorden! Het gehele traject wordt een stuk duidelijker en effectiever als je door de smoezen heen kunt kijken.
- Dossiervorming. Bevestig alle afspraken met je klant en met name betalingstoezeggingen, schriftelijk. Zorg er daarnaast voor dat je ook van alle telefoongesprekken goede notities bijhoudt.
- Laatste waarschuwings-brief. Deze (sommatie) brief is helder en biedt nog één laatste kans aan de (tot dan toe) onwillige klant. Zorg dat hij juridisch waterdicht is. Het is belangrijk om aanspraak te maken op een vergoeding voor gederfde (wettelijke) rente en gemaakte kosten, al is het alleen maar met het oog op eventueel onderhandelen. Wij kunnen een dergelijke brief voor je opstellen en/of je hierbij helpen (tegen vaste lage tarieven!). Wanneer je op dit moment besluit je zaak uit handen te geven aan een gerechtsdeurwaarderskantoor of incassobureau, zorg dan dat je samen een nauwkeurige kosten/batenanalyse van het vervolgtraject maakt, zodat de verwachtingen goed op elkaar zijn afgestemd.
- De kredietwaardigheid van (nieuwe) klanten. Check referentie(s) en/of doe een kort kredietonderzoek. Er bestaan meerdere bureaus die deze diensten aanbieden; ook kun je, je hiervoor verzekeren bij sommige organisaties.
Natuurlijk zijn er nog veel meer tips te bedenken en zijn deze vooral gericht op het voorkomen van de gerechtelijke procedure.