Behalve zorgen dat je contracten tip top in orde zijn voordat er tot ondertekening wordt overgegaan is contractsmanagement minstens zo belangrijk. Zo komt naar mijn ervaring het vaker voor dan je zou denken dat een contract ergens wordt vergeten op een server, in een archiefkast of nog erger men raakt hem kwijt… Er is dan totaal geen overzicht, het contract wordt afgesloten en dan is het klaar, denkt men. Het tegenovergestelde is echter waar.
Juist als je ondernemer bent en veel contracten zult moeten sluiten is het extra belangrijk dat je een structuur aanbrengt en houdt in het managen van alle contracten. Het niet op orde hebben van het contractmanagement kost je bedrijf, als je het niet goed organiseert, serieus veel meer extra tijd en geld. Denk bijvoorbeeld aan onenigheid over contractswijzigingen die niet of niet voldoende zijn vastgelegd, overeengekomen prestaties die niet worden gehaald door te hoge toezeggingen of onduidelijkheden over de inhoud van het contract.
Geen correcte of onvoldoende (na)zorg voor je contracten kan tot enorme gevolgen leiden zoals problemen over de vastgelegde prestaties en bijbehorende boeteclausules en in het uiterste geval een rechtszaak en ontbinding van het contract. In het laatste geval kan daar ook nog eens een fikse procesveroordeling bovenop komen. Kortom, het kan je heel duur komen te staan als je dit niet (goed) regelt!
Behalve dat ik adviseer dat je ook na sluiting van een contract er evengoed geregeld een jurist naar moet laten kijken, wil ik je ook iets anders meegeven. Kijk namelijk eens kritisch naar jouw eigen organisatie, hoe ga jij om met je contracten en heb je bijvoorbeeld een afdeling of persoon die de contracten beheert? Ik bedoel hiermee iemand die monitort of alle afspraken wel worden nageleefd, iets moeten worden bijgeschaafd etc.etc.? Dit is namelijk stiekem toch wel een erg belangrijke taak…
Tip: Behalve dat je als ondernemer er natuurlijk bij bent gebaat dat je, je contracten juridisch correct -en in je eigen voordeel- formuleert is de nazorg minstens zo belangrijk. Als je mensen in dienst hebt, is het niet onverstandig deze taak zorgvuldig aan een medewerker uit te besteden. Dit zou bijvoorbeeld ook prima in het takenpakket van de HBO jurist passen. Beter voorkomen dan genezen, toch?