In de praktijk zie ik heel vaak dat wanneer er al een hoofdovereenkomst tussen jou en een ander bedrijf bestaat, er ineens ook nog wordt bedacht dat er ook nog iets met een verwerkersovereenkomst moet. Dit laatste omdat de ingeschakelde partij ook persoonsgegevens verwerkt in opdracht van jou.
Behalve dat je, je moet afvragen of je in dit geval wel een verwerkersovereenkomst moet sluiten (er is dan sprake van een verwerker en verwerkingsverantwoordelijke), is het ook opletten geblazen wat je reeds hebt afgesproken in je hoofdovereenkomst. Immers onderwerpen als aansprakelijkheid, beveiligingseisen/audit en regels omtrent (incident)meldingen die je in je verwerkersovereenkomst regelt, komen ook vaak terug in je hoofdovereenkomst. Hierdoor kunnen er overlappingen en zelfs strijdigheden plaatsvinden met elkaar. Het is dan ook zaak dat je deze hoofdovereenkomst (incl. eventuele daarop van toepassing zijnde algemene voorwaarden) goed afstemt op de verwerkersovereenkomst. Beter nog, neem een jurist in armen hiervoor 😉
Tip: Wanneer je het allemaal toch op eigen houtje wil regelen, ga dan in elk geval na of het wenselijk is om bepaalde zaken al dan niet dubbel in de overeenkomsten te regelen en neem een gedetailleerde rangordebepaling op. Met dit laatste bedoel ik dat je in elk geval in de verwerkersovereenkomst regelt dat wanneer er zich onverhoopt tegenstrijdigheden voordoen de verwerkersovereenkomst prevaleert boven de hoofdovereenkomst (en de eventuele daarop van toepassing zijnde algemene voorwaarden).
Extra tip: Mocht je nu nog aan de voorkant van de onderhandelingen staan en de hoofdovereenkomst is nog niet (volledig) gesloten tussen jullie, bedenk dan of het gunstig is om de hoofdovereenkomst en verwerkersovereenkomst gelijktijdig uit te onderhandelen cq gelijktijdig te regelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het onderwerp aansprakelijkheid. Te vaak zie ik het daar fout gaat en is al heel veel uitgesloten in de hoofdovereenkomst. Het begrip “indirecte schade” is bijv. in de Nederlandse wetgeving niet gedefinieerd. Deze wordt vervolgens in de hoofdovereenkomst zo ruim opgenomen dat aansprakelijkheid van het door jou ingehuurde bedrijf vrijwel geheel is uitgesloten voor de belangrijkste schadeposten als we het hebben over de verwerkersovereenkomst.
Heb je ook een vraag over verwerkersovereenkomsten of wil je graag dat ik met je meekijk en denk? Stuur mij dan gerust een bericht via gwenny@ge-mek.nl of tel. 0622037358.