Zelf een netwerkevent organiseren. Ik sprak Corine van Swizzl hier onlangs nog over, in mijn ogen echt wel de netwerkspecialist voor ondernemers. Zij schreef er al eens een blog over met handige tips hoe dit aan te pakken, welke ik via deze weg ook graag met je deel.
Wat veel ondernemers echter dreigen te vergeten is dat er ook juridische aspecten om de hoek kunnen komen kijken als je een dergelijk event organiseert. Graag deel ik dan ook een paar juridische tips voor jou als bedrijf/zzp’er als je een (netwerk) event gaat organiseren:
- Maak altijd schriftelijke afspraken. Een mondelinge afspraak is dan wel rechtsgeldig, de afspraak is in de praktijk toch vaak lastig te bewijzen. Zorg dan ook dat je alle afspraken die je maakt met partijen die je inschakelt zoveel mogelijk op schriftelijk op papier (of e-mail) staan. Dit geldt tevens voor wijzigingen of aanvullingen op de reeds bestaande afspraken. Zaken kunnen immers snel veranderen, denk bijv. aan het aantal deelnemers, extra eten of drinken, afzegging van een ingehuurde spreker waardoor een vervanger geregeld dient te worden, etc. Het is in de praktijk vaak niet werkbaar om een geheel nieuwe overeenkomst te sluiten. Advies is om dan in ieder geval wijzigingen schriftelijk vast te leggen. Dit kan middels een aanvullende overeenkomst of bevestiging per e-mail.
- Zorg dat de afspraken eenduidig en helder op papier staan. Er moet duidelijk blijken wat er geleverd/ gepresteerd wordt en welke partij wat dien te leveren en wanneer. Doe je dit namelijk niet dan is er waarschijnlijk juridisch gezien alsnog geen overeenkomst tot stand gekomen, met alle gevolgen van dien. Tip bij inhuren van zzp’er: volg de opdrachtovereenkomst van de belastingdienst (
- Zorg voor een duidelijke considerans in de overeenkomst. Uh wat? Een considerans is het eerste stuk in een overeenkomst, de tekst onder “in aanmerking nemende dat” of “in achtneming van het volgende”. Hier kun je uit ophalen wat je als partijen doet, waarom jullie een overeenkomst sluiten en wat voor soort overeenkomst jullie sluiten. Men vergeet nog wel eens hoe belangrijk dit stuk tekst kan zijn. De rechter zal bij discussie namelijk onder andere kijken naar wat partijen met het sluiten van de overeenkomst voor ogen stond en dat halen uit deze “considerans”.
- Gebruik algemene voorwaarden op de juiste manier. Wanneer je gebruik maakt van je algemene voorwaarden zorg dan dat deze van toepassing worden verklaard in je offerte/overeenkomst. Let op: dit moet tijdig gebeuren (voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst). Let er ook op dat je de kleine letters in PDF formaat meestuurt en bij een fysieke overeenkomst ze achter de overeenkomst hecht. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat er is overeengekomen dat de algemene voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk worden uitgesloten. Vermeld dit in je overeenkomst en/of je algemene voorwaarden.
- Zorg voor goede verzekeringen. Indien een (groot) event misgaat en aansprakelijkheid wordt vastgesteld, dan is het aan te bevelen dat je daarvoor verzekerd bent. Dat hoeft niet eens heel kostbaar te zijn. Er zijn zelfs verzekeringen die kunnen worden afgesloten voor de duur van een event. Mocht onverhoopt de verzekering geen dekking bieden, zorg er dan voor dat in ieder geval in de overeenkomst en/of algemene voorwaarden een goede aansprakelijkheidsclausule (die voldoet aan de wettelijke eisen) is opgenomen.
Uiteraard is deze opsomming niet limitatief. Bovendien blijft het opstellen van overeenkomsten maatwerk. Mocht je maar klein event organiseren dan zal er ook minder spelen maar hoe groter, hoe meer (juridische) zaken er geregeld moeten worden.
Mocht je juridische vragen hebben omtrent het organiseren van een (netwerk) event, stuur me dan gerust een bericht via gwenny@ge-mek.nl of tel. 0622037358.
Wanneer je vragen hebt over de praktische kant van het organiseren van een netwerkevent of als je een keer mee wilt lopen met haar netwerkwandelingen in Brabant, dan beveel ik je van harte aan contact op te nemen met Corine.